Die 3 wichtigsten Kennzahlen, um den Fortschritt Ihres Projekts zu messen.

Warum Kennzahlen den Unterschied machen

IT-Teams, die Projekte selbst steuern, brauchen klare Sicht. Daher sind wenige, verlässliche Kennzahlen der schnellste Weg zu Fokus. Außerdem schaffen sie eine gemeinsame Sprache für Fachbereich, Management und Technik. Dadurch werden Risiken früher sichtbar, und Entscheidungen fallen leichter. Dennoch scheitert Reporting oft an zu vielen Metriken, wechselnden Definitionen und fehlender Disziplin. Zudem fehlt häufig ein einfacher Startpunkt. Im Folgenden erhalten Sie drei Kennzahlen, die Sie sofort nutzbar machen.

Kennzahl 1: Fertigstellungsgrad (Burnup/Burndown)

Der Fertigstellungsgrad zeigt, wie viel des vereinbarten Umfangs bereits geliefert ist. Dadurch sehen Sie Fortschritt unabhängig von Lautstärke und Bauchgefühl. Zudem erkennen Sie Scope-Änderungen früh. Für agile Teams bietet sich ein Burnup-Chart an. Für klassische Projekte genügt eine Prozentangabe je Meilenstein.

So setzen Sie es um

• Definieren Sie den Gesamtumfang als Backlog, Epics oder Arbeitspakete. Zudem vergeben Sie jedem Paket einen klaren Akzeptanztest.
• Schätzen Sie die Größe grob (Story Points, T-Shirt-Sizes oder Personentage). Allerdings gilt: Konsistenz ist wichtiger als Genauigkeit.
• Tracken Sie Erledigt-Status täglich in Jira, Azure DevOps, GitLab oder Trello. Dadurch bleibt der Fortschritt aktuell.
• Nutzen Sie ein Burnup-Chart: Linie A zeigt erledigte Arbeit, Linie B den Gesamtumfang. Daher sehen Sie sofort, ob sich der Scope ändert.
• Setzen Sie Farbbereiche: Grün = im Plan, Gelb = Abweichung bis 10 %, Rot = darüber. Somit bleibt die Einordnung klar.

Praxis-Tipp: Visualisieren Sie nur drei Werte im Dashboard: erledigt, verbleibend, Veränderung zum Vortag. Dadurch bleibt das Board leicht lesbar.

Kennzahl 2: Termintreue und SPI

Termintreue misst, ob Meilensteine zum geplanten Datum erreicht werden. Der Schedule Performance Index (SPI) verfeinert dies. SPI = Earned Value / Planned Value. Daher bedeutet ein SPI von 1,0: im Plan. Unter 1,0: Verzug. Darüber hinaus zeigt eine Meilenstein-Trefferquote in Prozent, ob Ihre Planung realistisch ist.

So gehen Sie vor

• Legen Sie verbindliche Meilensteine mit Lieferobjekt fest. Außerdem versehen Sie jeden Meilenstein mit „Definition of Done“.
• Pflegen Sie Planned Value und Ist-Fortschritt wöchentlich. Dadurch wird der SPI belastbar.
• Richten Sie eine 4-Wochen-Vorschau ein: Was kommt als Nächstes? Daher können Teams Engpässe früh klären.
• Setzen Sie Grenzwerte: SPI 0,95–1,05 = OK. Darunter: Gegenmaßnahmen starten. Darüber hinaus: Puffer prüfen.
• Visualisieren Sie die Meilenstein-Ampel: Grün = on time, Gelb = Risiko, Rot = überfällig. Dadurch erkennt jeder den Status auf einen Blick.

Werkzeuge: Projektplan in MS Project, Planner oder Smartsheet. Zusätzlich ein SPI-Widget in Power BI oder Grafana. Somit sind Daten konsistent und sichtbar.

Kennzahl 3: Budgetabweichung und CPI

Budgettransparenz schützt Ihre Marge. Der Cost Performance Index (CPI) zeigt die Kosteneffizienz. CPI = Earned Value / Actual Cost. Daher ist 1,0 ideal. Unter 1,0 verbrauchen Sie mehr als geplant. Zudem hilft eine einfache Budgetampel je Arbeitspaket, um Ausreißer früh zu erkennen.

So etablieren Sie Kostenkontrolle

• Trennen Sie Kostenarten: Personal, Lizenzen, Cloud, Dienstleister. Dadurch erkennen Sie Treiber schneller.
• Verbinden Sie Zeiterfassung und Backlog. Zudem ordnen Sie Zeiten direkt den Paketen zu.
• Aktualisieren Sie Ist-Kosten wöchentlich. Daher vermeiden Sie Quartalsüberraschungen.
• Prognostizieren Sie EAC (Estimate at Completion): EAC = Ist-Kosten + Restaufwand. Dadurch sehen Sie den Endwert früh.
• Definieren Sie Maßnahmen bei CPI < 0,95: Umfang priorisieren, günstiger staffen, Automatisierung prüfen. Dennoch Qualität sichern.

Tools: Power BI, Excel mit OData aus Jira/Azure DevOps, oder ein FinOps-Report für Cloud-Kosten. Zudem hilft eine einfache Kostenmatrix pro Meilenstein.

Reporting aufbauen: Daten, Rituale, Entscheidungen

• Datenfluss: Aufgaben-Tool → Dashboard → Weekly Review. Dadurch entfällt manuelles Kopieren.
• Rituale: Tägliches Stand-up (15 Min), wöchentliches Steering (30–45 Min). Außerdem ein Monatsbericht für das Management.
• Entscheidungen: Jedes Meeting endet mit drei Punkten: Risiken, Maßnahmen, Verantwortliche. Somit entsteht Tempo.
• Single Source of Truth: Ein gemeinsames Dashboard. Dennoch bleiben Detailberichte in den Teams.
• Transparenz: Teilen Sie den Link mit allen Stakeholdern. Dadurch steigt Vertrauen und Mitwirkung.

Darüber hinaus lohnt sich ein kurzer One-Pager je Projekt. Während das Dashboard Zahlen zeigt, fasst der One-Pager Entscheidungen, Blocker und nächste Schritte zusammen.

Typische Fehler vermeiden

• Zu viele Kennzahlen: Drei genügen. Daher bleiben Fokus und Energie hoch.
• Unklare Definitionen: Schreiben Sie Formeln, Quellen und Grenzwerte nieder. Zudem versionieren Sie diese.
• Seltene Updates: Wöchentliche Pflege ist Pflicht. Andernfalls verlieren die Zahlen Wirkung.
• Kein Ownership: Benennen Sie einen KPI-Owner je Kennzahl. Dadurch steigt Verlässlichkeit.
• Nur Rückblick: Ergänzen Sie Prognosen und Maßnahmen. Folglich wird Reporting zum Steuerungswerkzeug.

Fazit: Weniger messen, besser steuern

Mit Fertigstellungsgrad, Termintreue/SPI und Budget/CPI steuern Sie sicher. Zudem entsteht eine klare Linie vom Backlog bis zur Geschäftsleitung. Daher sehen alle, wo das Projekt steht und was als Nächstes zählt. Schließlich wächst Vertrauen, und Risiken werden beherrschbar. Starten Sie klein, automatisieren Sie Datenflüsse und halten Sie Rituale konsequent ein. Dadurch erreichen Sie planbare Lieferfähigkeit und saubere Kosten.