Warum eine saubere Dokumentation der Schlüssel zum Projekterfolg ist.

Dokumentation schafft Tempo und senkt Risiken

Gute IT-Dokumentation wirkt unsichtbar, bis es zählt: beim Onboarding, bei Störungen und bei Audits. Daher spart sie Zeit, schützt Wissen und senkt Kosten. Zudem schafft sie Klarheit über Zuständigkeiten und Standards. Außerdem hilft sie, wiederkehrende Aufgaben verlässlich zu erledigen. Dadurch steigt die Qualität im Betrieb, und Vorfälle dauern kürzer. Dennoch scheitern viele Teams an der Pflege, weil Regeln und Tools fehlen.

Typische Probleme in der Praxis

• Wissensinseln: Nur eine Person kennt den Aufbau. Daher gibt es Ausfälle, wenn sie fehlt.
• Veraltete Wikis: Inhalte sind nicht aktuell. Außerdem fehlen klare Eigentümer.
• Keine Struktur: Teams schreiben frei drauflos. Zudem findet man Inhalte schlecht.
• Ohne Versionierung: Änderungen sind nicht nachvollziehbar. Dadurch drohen Fehler.
• Suche ist schwach: Nutzer geben auf, bevor sie die Lösung finden. Daher steigt Ticket-Volumen.
• Kein Prozess: Dokumentation passiert „wenn Zeit ist“. Allerdings ist nie Zeit.
• Schatten-IT: Tools und Skripte fehlen in der Doku, sodass Support ins Leere läuft.

So bauen Sie einen tragfähigen Standard auf

1. Zielbild und Scope festlegen

Definieren Sie, was dokumentiert wird und wozu. Daher trennen Sie Betriebsdoku (Runbooks, How-tos), Architektur (Diagramme, Entscheidungen) und Compliance (Richtlinien). Zudem legen Sie fest, welche Teams beitragen.

2. Einheitliche Struktur und Vorlagen

• Erstellen Sie Templates: Systemsteckbrief, Runbook, Change-Anleitung, Architekturentscheidung (ADR).
• Nutzen Sie klare Felder: Zweck, Eigentümer, letzte Aktualisierung, Links, Verantwortliche. Dadurch bleiben Seiten wartbar.
• Daher verwenden Sie kurze Absätze, Listen und Screenshots mit Datum.

3. Definition of Done für Änderungen

• Jeder Change enthält einen Doku-Task im Ticket.
• Ohne aktualisierte Doku ist der Change nicht „done“. Dadurch bleibt Inhalt synchron.

4. Verantwortlichkeiten klären

• Benennen Sie pro Bereich einen Owner. Zudem vergeben Sie Stellvertretungen.
• Führen Sie quartalsweise Reviews ein. Außerdem markieren Sie Seiten mit Fälligkeit.

5. Qualitätssicherung

• Peer-Review mit Checkliste: vollständig, aktuell, verständlich, suchbar.
• Dennoch gilt: lieber kurz und korrekt als lang und alt.

6. Auffindbarkeit verbessern

• Klare Titel, Tags und ein Glossar. Daher finden Nutzer Inhalte schneller.
• Verlinken Sie Runbooks direkt in Monitoring-Alerts und Tickets.

Praktische Tool-Empfehlungen

• Wissensbasis: Confluence, Wiki.js oder SharePoint. Zudem bieten sie Berechtigungen und Suche.
• Technische Doku als Code: Git + Markdown (z. B. mit Docusaurus). Dadurch gibt es Versionierung, Reviews und CI.
• IT-spezifische Daten: NetBox (Netzwerk), Snipe-IT (Assets), IT Glue (MSP-Style Wissensdaten). Außerdem lassen sich Beziehungen abbilden.
• Diagramme: diagrams.net (draw.io) mit Versionskontrolle. Zudem erleichtern Vorlagen den Einstieg.
• Passwörter/Secrets: Bitwarden oder KeePass mit rollenbasiertem Zugriff.
• Automatisierung: Generieren Sie Inventar- und Konfig-Seiten aus Ansible/Puppet-Outputs. Dadurch sinkt Pflegeaufwand.
• Suche: Aktivieren Sie Synonyme und Vorschläge. Außerdem testen Sie Suchpfade mit Nutzern.

Prozesse, die im Alltag tragen

• Onboarding: Checkliste mit Konten, Zugängen, Tools und Top-5-Runbooks. Dadurch sind neue Kolleginnen und Kollegen schneller produktiv.
• Incident-Management: Während des Vorfalls wird im Runbook gearbeitet. Anschließend wird die Doku bereinigt.
• Change-Management: Ticket-Vorlage mit Pflichtfeldern für Doku-Links und Auswirkungen.
• Governance: RACI-Matrix für Seitenbereiche. Zudem gibt es einen monatlichen Doku-Standup (15 Minuten).
• Security & Audit: Richtlinien, Asset-Lebenszyklus und Zugriffsnachweise zentral ablegen. Dadurch bestehen Sie Audits souverän.

Erfolg messbar machen

• Mean Time to Resolution (MTTR): Sollte sinken. Daher tracken Sie Vorher/Nachher.
• Nutzungsrate der Doku: Seitenaufrufe aus Tickets und Alerts erhöhen. Zudem zählen Sie Suchklicks.
• Abdeckung: Anteil der Systeme mit Steckbrief und Runbook. Außerdem definieren Sie ein Ziel, z. B. 90 %.
• Aktualität: Anteil der Seiten ohne überfällige Review-Termine.
• Qualität: Kurzfeedback in Tickets: „Hat die Doku geholfen?“ Dadurch erhalten Sie schnelle Signale.

Fazit

Saubere Dokumentation ist kein Zusatzaufwand, sondern Teil der Arbeit. Daher planen Sie Zeit dafür ein, automatisieren wo möglich und messen den Nutzen. Zudem sorgt eine klare Struktur für schnelle Ergebnisse. Darüber hinaus schaffen feste Verantwortlichkeiten und Reviews langfristige Stabilität. So wird Dokumentation zum Beschleuniger für Projekte, Betrieb und Sicherheit.