Ein Kunde kommt zur Nachkontrolle, die Hörakustikerin öffnet seine Akte, und das Programm lädt und lädt. Oder der Termin, den die Kollegin in der anderen Filiale eingetragen hat, taucht hier gar nicht auf. In einem Hörakustik-Fachgeschäft sind das keine Kleinigkeiten. Der Tag ist eng getaktet, und viele Kunden haben lange auf ihren Termin gewartet.
Die EDV im Hörakustik-Geschäft hat ein paar Besonderheiten, die man in anderen kleinen Betrieben so nicht findet. Drei davon begegnen uns immer wieder.
Hörkurven sind Gesundheitsdaten
Wer Hörgeräte anpasst, speichert Hörkurven, Anamnesen und oft auch Angaben zu Vorerkrankungen. Nach der DSGVO sind das Gesundheitsdaten, und für die gelten strengere Regeln als für eine normale Kundenkartei (Artikel 9 DSGVO).
Im Alltag heißt das: Die Rechner sollten verschlüsselt sein, damit ein gestohlener Laptop nicht zur Datenpanne wird. Nicht jede Mitarbeiterin braucht Zugriff auf alle Akten. Und es braucht eine Datensicherung, die regelmäßig geprüft wird. Viele Geschäfte arbeiten mit der Software der Hörgerätehersteller oder mit einer Branchenlösung. Das ist gut, nimmt Ihnen die Verantwortung für die Rechner und das Netzwerk dahinter aber nicht ab.
Zwei Filialen, ein Kundenstamm
Viele Hörakustiker haben mehr als ein Geschäft. Dann sollte jede Filiale auf dieselben Kundendaten und denselben Kalender zugreifen. Sonst wird der Kunde, der in der einen Filiale angepasst wurde, in der anderen noch einmal angelegt, und irgendwann weiß niemand mehr, welche Akte stimmt.
Technisch braucht es dafür eine sichere Verbindung zwischen den Standorten und einen zentralen Ort für die Daten. Wie das mit mehreren Filialen gut funktioniert, haben wir im Artikel IT für mehrere Filialen beschrieben. Wir betreuen selbst ein Hörakustik-Fachgeschäft mit zwei Standorten, mehr dazu unter Referenzen.
Wenn Kalender oder Kasse ausfallen
An zwei Systemen hängt im Hörakustik-Alltag besonders viel: am Terminkalender und an der Kasse. Anpassungstermine sind oft Wochen im Voraus geplant. Fällt der Kalender aus, müssen Sie Kunden kurzfristig absagen oder vertrösten.
Bei der Kasse kommt hinzu, dass Hörgeräte häufig zum Teil über die Krankenkasse abgerechnet werden. Da muss jede Buchung sauber und nachvollziehbar sein. Beide Systeme sollten deshalb regelmäßig gewartet und überwacht werden, damit ein Problem auffällt, bevor der erste Kunde vor der Tür steht.
Was Sie vorab klären sollten
Klären Sie, wer im Notfall für welche Filiale zuständig ist und wie lange es dauern würde, die Daten aus der Sicherung zurückzuholen. Diese Fragen lassen sich in Ruhe beantworten, solange nichts passiert ist. Im Ernstfall fehlt dafür die Zeit.
Im kostenlosen EDV-Check schauen wir uns Ihre Systeme an, in einer Filiale oder in allen, und sagen Ihnen, wo es gerade Lücken gibt.