Die erste Filiale wurde damals mit viel Sorgfalt eingerichtet. Bei der zweiten musste es schnell gehen, also hat jemand aus dem Team ein paar Rechner besorgt und den Drucker selbst angeschlossen. In der dritten steht noch der alte Router vom Vormieter. Jede Filiale funktioniert irgendwie, aber jede eben ein bisschen anders.
Das fällt meistens erst auf, wenn etwas nicht geht. Dann ruft die Filialleitung an, und bevor überhaupt jemand helfen kann, muss erst geklärt werden, welcher Rechner dort steht, welches Passwort gilt und wo die Daten eigentlich gespeichert sind.
Wo liegen eigentlich die Daten?
Das ist die erste Frage, die wir in solchen Betrieben stellen. Oft lautet die Antwort: überall ein bisschen. Termine im Programm der Hauptfiliale, Kundendaten zusätzlich in einer Tabelle auf dem Büro-Laptop, Lieferscheine in einem geteilten Ordner, an den nur eine Filiale herankommt.
Besser ist es, wenn alle Standorte auf denselben Datenbestand zugreifen. Das geht entweder über eine verschlüsselte Verbindung zwischen den Filialen, ein sogenanntes VPN, oder indem Daten und Programme in die Cloud umziehen. Was davon passt, hängt vor allem an Ihrer Branchensoftware und daran, wie schnell das Internet in den einzelnen Filialen ist. Mehr dazu auf unserer Seite zu Cloud-Arbeitsplätzen.
Überall die gleichen Geräte
Klingt langweilig, erspart aber viel Ärger. Wenn in jeder Filiale derselbe Rechner mit derselben Einrichtung steht, kennt sich jede Aushilfe sofort aus, egal wo sie gerade eingeteilt ist. Fällt ein Gerät aus, wird es gegen ein vorbereitetes Ersatzgerät getauscht, und nach einer halben Stunde geht es weiter.
Dafür muss man nicht alles auf einmal austauschen. Es reicht, bei jeder Neuanschaffung beim gleichen Modell zu bleiben und die Geräte nach demselben Muster einzurichten.
Vieles geht aus der Ferne
Früher hieß eine Störung in der Filiale fast immer, dass jemand hinfahren muss. Heute lassen sich Updates, neue Benutzerkonten oder ein vergessenes Passwort fast immer per Fernwartung erledigen, und zwar für alle Standorte gleichzeitig. Eine Überwachung im Hintergrund meldet außerdem, wenn in einer Filiale die Festplatte vollläuft oder die Datensicherung in der Nacht nicht geklappt hat. Oft lässt sich das dann beheben, bevor morgens die ersten Kunden kommen.
Datenschutz gilt auch in der kleinsten Filiale
Hörakustiker und andere Gesundheitsberufe arbeiten mit Daten, die nach der DSGVO besonders geschützt werden müssen. Das gilt in der kleinsten Außenstelle genauso wie in der Zentrale. Mit einheitlich eingerichteten Geräten ist das deutlich leichter, weil Verschlüsselung und Zugriffsrechte überall gleich sind und die Datensicherung zentral läuft. Was bei Hörakustikern sonst noch wichtig ist, haben wir in EDV für Hörakustiker zusammengefasst.
Einer, der alle Filialen kennt
Am meisten Zeit geht verloren, wenn jede Filiale ihre eigene Notlösung hat: den Neffen, der sich auskennt, den Elektriker, der auch mal den Router neu startet, oder eben niemanden. Ein fester Ansprechpartner für alle Standorte sorgt dafür, dass überall nach demselben Plan gearbeitet wird. Und wenn doch einmal jemand vorbeikommen muss, sitzt er in der Region und ist schnell da. Wir betreuen Betriebe mit mehreren Standorten in Thüringen und im Weser-Ems-Gebiet.
Wenn Sie wissen möchten, wie einheitlich Ihre Filialen gerade aufgestellt sind, schauen wir uns das beim kostenlosen EDV-Check an. Danach haben Sie eine klare Liste, was sich lohnt und was warten kann.