Das Angebot liegt auf dem Tisch, oben steht „IT-Wartungsvertrag“, darunter ein Betrag pro Monat. Was genau Sie dafür bekommen, steht oft erst im Kleingedruckten oder gar nicht. Dabei entscheidet genau das, ob der Vertrag Ihnen im Ernstfall hilft oder nur Geld kostet.
Was ein IT-Wartungsvertrag ist
Bei einem IT-Wartungsvertrag zahlen Sie einen festen Betrag im Monat, und ein Dienstleister kümmert sich laufend um Ihre EDV. Manche nennen das Servicevertrag, andere Managed Service. Gemeint ist im Kern dasselbe: Jemand hält Ihre Technik in Schuss, bevor etwas ausfällt, und ist erreichbar, wenn doch etwas klemmt. Die Alternative ist die Abrechnung nach Stunden, bei der Sie nur zahlen, wenn jemand für Sie arbeitet.
Was in den Vertrag gehört
Updates und Wartung
Betriebssysteme, Programme, Firewall und Router brauchen regelmäßig Updates. Im Vertrag sollte stehen, dass der Dienstleister diese einspielt und prüft, ob danach alles läuft. Ohne diese Grundpflege ist ein Wartungsvertrag keiner.
Überwachung
Gute Verträge enthalten eine laufende Überwachung. Der Dienstleister bekommt dann eine Meldung, wenn eine Festplatte Fehler zeigt, der Speicherplatz knapp wird, der Virenschutz nicht mehr aktuell ist oder die Datensicherung in der Nacht nicht gelaufen ist. So wird ein Problem oft gelöst, bevor es Ihnen überhaupt auffällt.
Erreichbarkeit und Reaktionszeit
Klären Sie, wie Sie den Dienstleister erreichen und wie schnell er reagiert. Die Reaktionszeit sollte im Vertrag stehen, zusammen mit den Zeiten, in denen sie gilt. Und fragen Sie, ob Sie einen festen Ansprechpartner haben, der Ihre Technik kennt, oder jedes Mal bei jemand anderem landen.
Einsätze vor Ort
Vieles lässt sich per Fernwartung lösen. Wenn aber Hardware getauscht werden muss, braucht es jemanden vor Ort. Steht im Vertrag, ob solche Einsätze enthalten sind oder zusätzlich abgerechnet werden? Das macht im Preis einen großen Unterschied.
Umfang und Dokumentation
Der Vertrag sollte klar sagen, welche Geräte dazugehören: Arbeitsplätze, Server, Drucker, Netzwerk, Firewall, Kasse. Außerdem sollte der Dienstleister aufschreiben, was bei Ihnen läuft, welche Geräte, Programme und Zugänge es gibt. Diese Dokumentation gehört Ihnen und ist spätestens dann Gold wert, wenn Sie einmal den Dienstleister wechseln.
Was oft nicht drin ist
Neue Hardware ist in einem Wartungsvertrag in der Regel nicht enthalten, ebenso wenig Lizenzen wie Microsoft 365. Auch größere Vorhaben wie ein neuer Server, ein Umzug oder ein zweiter Standort laufen meist als eigenes Projekt. Das ist in Ordnung, solange es vorher klar ist. Fragen Sie außerdem nach Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten und nach Schulungen für Ihr Team.
Reaktionszeit richtig lesen
Eine Reaktionszeit von vier Stunden heißt meist, dass sich innerhalb von vier Stunden jemand um Ihr Problem kümmert. Behoben ist es damit noch nicht. Achten Sie auch darauf, ob die Zeit nur werktags zu Geschäftszeiten zählt. Eine Störung am Freitagnachmittag kann sonst bis Montag liegen bleiben. Für Betriebe, die am Wochenende arbeiten, etwa in der Gastronomie, ist das ein wichtiger Punkt.
Laufzeit und Kündigung
Schauen Sie sich Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist an. Und klären Sie vorher, was am Ende passiert: Bekommen Sie alle Zugänge, Administratorkonten und die Dokumentation übergeben? Ein seriöser Dienstleister hat damit kein Problem.
Was ein IT-Wartungsvertrag kostet
Abgerechnet wird meist pro Arbeitsplatz und Monat. Am Markt liegen solche Pauschalen für kleine Betriebe häufig bei 30 bis 60 Euro. Wie viel es genau wird, hängt davon ab, was enthalten ist, etwa ob Einsätze vor Ort dazugehören, wie viele Server und Standorte es gibt und wie schnell der Dienstleister reagieren soll.
Bei uns kostet ein Servicevertrag meist zwischen 50 und 80 Euro netto pro Arbeitsplatz und Monat. Für einen Betrieb mit zehn Arbeitsplätzen sind das etwa 500 bis 800 Euro im Monat. Wer lieber nach Aufwand zahlt, bekommt bei uns einen Stundensatz zwischen 89 und 150 Euro netto, je nach Aufgabe. Ein Vertrag lohnt sich schon ab zwei bis drei Arbeitsplätzen, wenn Ihr Alltag an Kasse, Terminkalender oder Warenwirtschaft hängt. Mehr zu den beiden Modellen lesen Sie in Was kostet EDV-Betreuung für einen kleinen Betrieb? und EDV-Notdienst oder Servicevertrag?
Beispielrechnung
Mit unseren Pauschalen von 50 bis 80 Euro netto pro Arbeitsplatz ergibt das ungefähr diese Monatsbeträge:
| Arbeitsplätze | Monatlich netto |
|---|---|
| 5 | 250 bis 400 Euro |
| 10 | 500 bis 800 Euro |
| 20 | 1.000 bis 1.600 Euro |
Wo ein Betrieb in dieser Spanne landet, hängt vor allem davon ab, wie viele Server und Standorte es gibt, ob Einsätze vor Ort enthalten sind und wie schnell wir reagieren sollen.
Häufige Fragen zum IT-Wartungsvertrag
Ist ein IT-Servicevertrag dasselbe wie ein IT-Wartungsvertrag?
Im Kern ja. Beide Begriffe meinen, dass ein Dienstleister sich gegen einen festen Monatsbetrag laufend um Ihre EDV kümmert. Entscheidend ist, was im Vertrag konkret steht.
Was kostet ein IT-Wartungsvertrag für 10 Arbeitsplätze?
Bei uns meist 500 bis 800 Euro netto im Monat. Am Markt liegen Pauschalen für kleine Betriebe häufig bei 30 bis 60 Euro pro Arbeitsplatz, also 300 bis 600 Euro für zehn Arbeitsplätze. Vergleichen Sie dabei immer, was enthalten ist, vor allem Einsätze vor Ort und die Reaktionszeit.
Ab wie vielen Arbeitsplätzen lohnt sich ein Wartungsvertrag?
Oft schon ab zwei bis drei Arbeitsplätzen, wenn Ihr Alltag an Kasse, Terminkalender oder Warenwirtschaft hängt. Bei sehr wenig Technik kann die Abrechnung nach Aufwand günstiger sein.
Sind Server im Wartungsvertrag enthalten?
Das hängt vom Vertrag ab. Achten Sie darauf, dass Server, Firewall und Netzwerk ausdrücklich in der Geräteliste stehen. Auch sie bestimmen den Preis mit.
So finden Sie den passenden Vertrag
Einen seriösen Preis kann erst nennen, wer Ihre Technik gesehen hat. Deshalb beginnt unsere IT-Betreuung immer mit einem kostenlosen EDV-Check von etwa einer halben Stunde, am Telefon oder vor Ort. Danach wissen Sie, was bei Ihnen läuft, wo es Schwachstellen gibt und was ein Vertrag für Ihren Betrieb kosten würde.
Rufen Sie uns an unter 0361 34949224 oder vereinbaren Sie den EDV-Check über das Kontaktformular.